Fattura elettronica nella pubblica amministrazione

La fattura elettronica per la pubblica amministrazione è stata introdotta dalla Finanziaria del 2008 ma fino ad oggi è stata oggetto di continui rinvii. Adesso ci siamo: dal prossimo 6 giugno 2014 la fattura elettronica sarà obbligatoria e gli enti pubblici non potranno accettare fatture emesse in forma cartacea e non potranno procedere ai pagamenti se non hanno ricevuto la fattura elettronica secondo gli standard previsti.

photo credit: Dominik Meissner www.Orime.de

La fattura elettronica è una realtà in molti paesi dell'Unione Europea in quanto racchiude in se molti vantaggi:

• eliminazione delle stampe e dei costi connessi


• maggiore velocità e facilità di ricerca


• minori possibilità di errori nella lavorazione del documento


• possibilità di monitoraggio della spesa in tempo reale con registrazione immediata dei documenti

Tutta questa serie di vantaggi è stata alla base del completo passaggio alla fatturazione elettronica che l'Unione Europea vuole entro la metà del 2016

La fattura elettronica in Italia

In Italia la fattura elettronica nella pubblica amministrazione sarà gestita tramite un sistema di interscambio (SDI) amministrato dall'Agenzia delle Entrate con il supporto tecnico della Sogei spa. Il sistema di interscambio è entrato in funzione a partire dal 6 dicembre 2013 per una fase transitoria e facoltativa che terminerà il prossimo 6 giugno 2014, termine entro il quale la maggior parte degli enti della pubblica amministrazione dovrà ricevere obbligatoriamente le fatture in formato elettronico e procedere alla lavorazione di tali documenti solo in formato elettronico.

Fattura elettronica: enti obbligati

L'elenco degli enti pubblici che saranno obbligati a ricevere la documentazione in formato elettronico è pubblicato in Gazzetta Ufficiale dall'ISTAT entro il 30 novembre di ogni anno. Sostanzialmente è possibile individuare alcune macro categorie:

• Amministrazioni centrali


• Amministrazioni locali


• Enti di previdenza ed assistenza sociale

Queste categorie di enti pubblici dovranno adottare la fattura elettronica con un tempistica differente. Come accennato in precedenza adesso vige per tutti una fase di adozione volontaria che terminerà il prossimo sei giugno 2014.

Dal 6 giugno 2014 l'adozione della fattura elettronica sarà obbligatoria per le amministrazioni pubbliche centrali (ministeri, agenzie fiscali, enti di previdenza ed assistenza). Un ulteriore anno è concesso alle altre amministrazioni pubbliche.

Discorso a parte meritano le amministrazioni locali, gli intermediari entratel ed i fornitori non residenti per i quali sarà necessario attendere un apposito decreto.

Fattura elettronica: aspetti tecnici

La fattura elettronica dovrà essere trasmessa al Sistema di interscambio in formato XML rispettando le specifiche tecniche e la sintassi prevista per la redazione del documento. Il soggetto emittente o eventualmente l'intermediario abilitato dovrà:

• creare la fattura elettronica in formato XML;


• rendere unico il documento apponendo la firma digitale;


• trasmetterla al sistema di interscambio.

Sarà il sistema di interscambio, in base al codice della pubblica amministrazione (IPA) inserito nel file xml, a smistarla all' ente di competenza.

Lo schema di fattura elettronica si suddivide in tre parti:

• fattura elettronica Header che conterrà dati generali quali il codice IPA, i dati del cedente, i dati del cessionario, del rappresentante legale, dell'intermediario alla trasmissione


• fattura elettronica Body che conterrà i dati solitamente presenti nella parte tabellare della fattura quali numero e data, dati dell'ordine, i beni o le prestazioni oggetto della fattura, gli importi, i dati del pagamento, la scadenza


• Ds signature, parte opzionale che conterrà le info circa la firma digitale.

Come trasmettere la fattura elettronica alla pubblica amministrazione

La fattura elettronica, realizzata seguendo lo schema XML e firmata digitalmente, dovrà essere trasmessa per il tramite del sistema di interscambio all'ente di destinazione seguendo diverse strade:

• PEC: tramite posta elettronica certificata


• SDICOOP: canale di cooperazione per l'invio delle fatture elettroniche al Sistema di interscambio


• SPCOOP: infrastruttura per la cooperazione tra enti della pubblica amministrazione che tutela e garantisce il patrimonio informativo della Pubblica amministrazione


• SDIFTP: sistema di trasmissione dei dati mediante FTP


• WEB: sistema basato sul protocollo HTTPS disponibile sul sito dedicato alla fatturazione verso la pubblica amministrazione.

Alcuni canali sono più semplici e noti (PEC, WEB) su altri canali sarà necessario accreditarsi per poter accedere.

I controlli sulle fatture elettroniche da parte del SdI

Il sistema di interscambio non rappresenta solo un passaggio intermedio tra il fornitore e l'ente pubblico, ma svolge una importante fase di controllo sulla fattura elettronica.

Il sistema di interscambio verifica la nomenclatura e l'unicità del file trasmesso. Evita nomi non validi, doppi invii. verifica la dimensione del file, l'integrità del documento, l'autenticità della firma, la conformità del file XML agli standard, la correttezza del contenuto (partita IVA, codice fiscale ecc..).

Il sistema di interscambio si occupa anche di inviare messaggi sia positivi che negativi. Il sistema infatti invia al fornitore la ricevuta di consegna, la notifica di scarto o la mancata consegna. L'ente destinatario notifica al SdI l'accettazione o il rifiuto del documento dopo aver controllato la fattura elettronica entro quindici giorni.

Fattura elettronica e adeguamenti per PA, imprese ed intermediari

Gli uffici della pubblica amministrazione dovranno adeguarsi a gestire il nuovo processo di lavorazione delle fatture elettroniche che dovranno essere ricevute, verificate e conservate senza dover essere stampate. Ciò comporta una tempistica da rispettare per l'analisi del documento e per fornire risposte al sistema di interscambio sul contenuto della fattura elettronica.

Anche le imprese e gli intermediari dovranno essere pronti alla lavorazione dei nuovi documenti ed alla gestione del documento elettronico e la conseguente conservazione dei documenti.

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